社外の取引先や社内間での電子データのやり取りなどでファイルを送付することがあります。
その時ファイルの内容が重要なものであれば、誤送信が行われた時に、たいせつな情報が漏れるなどといった大きな損害が発生します。
そこで、万が一の事態に備えてファイル暗号化ソフトを導入しておく必要があります。
ファイル暗号化ソフトは、それを用いることで、エクセルやPDFのようなデータファイルの内容を暗号化します。
暗号化を解くのにパスワードが必要となるソフトもありますが、最近では、相手先や制限の指定をかけることでのデータファイルの暗号化が可能となっています。
この場合、パスワードを利用しないため、パスワードが流出しないかといったさらなる心配もせずに済み、ファイルも安全に送付することができるので安心して仕事に望めます。